1. Звено — должность или подразделение.
2. Связи. Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, т.е. по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определённой группе проблем функциональному руководителю.
3. Уровни управления. Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению. Иерархия управления — инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень — тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности.
Управлять — это, значит, давать указания, разрешения, распоряжения, это, значит, подписывать приказы и накладывать резолюции, устанавливать ответственность и требовать выполнения функций. Но опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу.
Неформальное управление отражает потребность формального управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.
Признаки формального управления является опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения:
— использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие),
— жесткий контроль исполнения,
— учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок.
Признаками неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:
— слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность)
— система индивидуальных или коллективных ценностей
— лидерство
Функции неформального управления:
— реализация общих материальных и социальных интересов. Это может быть заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п.
— защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п.
— получение и передача необходимой или интересной информации
— облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;
— сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;
— удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;
— создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;
— адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.
Функции формального управления:
— установление статусов, прав и обязанностей членов группы
— жесткое определение и распределение ролей
— обеспечение единства всех составных частей организации,
— связь различных подразделений с ее общими целями
— целесообразное общественное разделение труда
— обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации
Формализация процессов приводит к следующим позитивным последствиям:
· Улучшение управления формализованной деятельностью;
· Улучшение внутреннего информирования ;
· Переход от устной культуры к письменной культуре бизнеса — возникновение «регулярного» менеджмента
Но стоит помнить и о негативных последствиях:
· Утяжеление функционирования предприятия — обилие инструкций, бюрократия;
· Трудности в управлении массивной системой документации: идентификация статуса, управление изменениями документации и т.п.;
· Акцент работы персонала на исполнение инструкций, а не улучшение результатов деятельности.
Задачи управления, решаемые с помощью формализации процессов:
1.Организация деятельности. Определение и распределение действий между сотрудниками организации.
2. Структурирование. Определение порядка следования, группировка по определенному признаку.
3. Сохранность (безопасность) деятельности. Формализация деятельности позволяет сохранить знания и умения людей, которые, как правило, теряются с их уходом из организации.
4. Обучение. Прямо вытекает из предыдущего пункта. Передача формализованной информации осуществляется значительно легче. Корме того обращение единой информации значительно снижает риск ее искажения, как это происходит при устной передаче.
5. Стандартизация. Позволяет воспроизводить результаты независимо от изменчивости состояния слагаемых процесса. Позволяет распространить на предприятии лучшую практику в какой либо сфере деятельности.
6. Оценка и совершенствование деятельности. Сравнение практически осуществляемой деятельности и зафиксированной на бумаге позволяет выявить отклонения в функционировании.