Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера.
После отражения в регистрационном журнале сведений о хозяйственных операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее многографную ведомость. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов.
При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета бухгалтерский баланс предприятия составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.
В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хозяйственных операций по всем разделам бух. учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово — хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы — ордера. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета. Применение различных видов и модификаций электронно-вычислительных машин позволило в значительной степени усовершенствовать таблично -перфокарточную форму бух. учета, базирующуюся на использовании счетно–перфорационной техники. Была создана автоматизированная форма бух.учета, которая заимствовала некоторые принципы таблично – перфокарточной формы учета.
В условиях применения различных видов электронно-вычислительной техники, периферийных устройств, ориентации предприятий на совершенствование управления и развитие рыночной экономики все шире начинает внедряться автоматизированная форма бух. учета.
Классическая процедура бухгалтерского учета состоит из следующих этапов:
1) Инвентарь 2) Вступительный баланс 3) Журнал регистрации фактов хозяйственной жизни 4) Главная книга 5) Оборотная ведомость 6) Заключительный баланс
Именно этой процедурой бухгалтерского учета мы будем пользоваться при решении бухгалтерских задач. Ниже, когда мы освоим основные разделы бухгалтерского учета, мы вернемся к разговору о классической процедуре учета и рассмотрим пример ее применения. Здесь же кратко опишем последовательность действий при применении такой процедуры учета.
Для начала нужно выяснить текущее состояние предприятия — для этого проводится инвентаризация, составляется вступительный баланс.
Далее, факты хозяйственной жизни мы будем регистрировать в журнале регистрации ФХЖ. В этом журнале информация о хозяйственных событиях записывается в хронологическом порядке, около каждой операции проставляется корреспонденция счетов и сумма операции.
Далее, открывается главная книга — для каждого счета открывается уже знакомый вам «самолетик» — и данные из Журнала переносятся в Главную книгу.
По материалам Главной книги заполняется оборотно-сальдовая ведомость. В этой ведомости отражается начальное сальдо счета, обороты по дебету и кредиту счета, а так же его конечное сальдо. На основе оборотно-сальдовой ведомости составляется бухгалтерский баланс, после чего, в следующем отчетном периоде, процедура повторяется.
Надо отметить, что такая последовательность действий (журнал — главная книга — отчетность) логически весьма характерна для автоматизированной формы учета, которая наиболее популярна сегодня. Когда вы будете осваивать бухгалтерское ПО (например, программу 1С: Бухгалтерия, которой мы уделим некоторое внимание ниже), вы заметите, что, в сущности, это ПО реализует классическую процедуру учета. Ну а если вы освоите классическую процедуру учета — остальные системы учета вы, при необходимости, освоите без особенных сложностей.